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Estava lendo sobre o trabalho que o Cris Dias vai ter para provar que pagou o aluguel e fiquei me perguntando porque as pessoas não investem em tecnologias desburocratizantes.

Fila de banco, por exemplo, é uma coisa absurda. Tem sempre uma porção de gente lá que não tem acesso a internet, por isso paga suas contas no banco. Mas também tem um bocado de gente que está na fila porque a conta está atrasada. Se houvesse um jeito qualquer de se pagar contas atrasadas pela internet, acredito que as filas em banco iam se reduzir drasticamente, principalmente pela ausência daqueles office-boys com trinta boletos que o patrão não conseguiu pagar na data.

Aliás, governo e bancos são os campeões da burocracia. Depois que abri a Visie, cada vez que vou ao contador ou ao banco, assino um maço de papéis. Outra coisa que me encuca muito é a necessidade de autenticar documentos e reconhecer assinaturas em cartório. A história e o funcionamento dos cartórios no Brasil são uma celebração da burocracia.

Você que é empresário, ou que é o responsável pela definição de processos na sua área de atuação, desburocratize:

• Ao invés de imprimir um boleto e enviar pelo correio, ofereça a seus clientes a opção de receber o boleto por e-mail.
• Ao invés de pedir que eles preencham um papel e enviem pelo correio ou por fax, permita que eles preencham um formulário em seu site. Se isso não for possível, permita pelo menos que enviem os documentos por e-mail.
• As pessoas não querem ter com elas uma segunda via de cada papel que assinam. É claro que, se alguém assina um contrato, quer ter uma via consigo. Mas você não precisa entregar para as pessoas segundas vias de tudo.
• Um scanner é um instrumento muito poderoso. Ao invés de pedir três cópias de um documento para três departamentos diferentes de sua empresa, você pode pedir uma cópia só e digitalizar, de modo que fique disponível para todo mundo que precisar.
• Pense em scanner, e-mail, e gerenciamento eletrônico de documentos. Proíba as pessoas em sua empresa de entregar documentos impressos umas às outras.
• Um modem também pode fazer maravilhas. Ao invés de imprimir um documento para enviá-lo por fax, você pode enviar o fax direto do computador, sem derrubar florestas. Também pode receber fax direto no computador, e depois não precisa escaneá-lo.
• Adoro a possibilidade que alguns serviços oferecem de, se atraso um boleto, poder entrar no site e eu mesmo gerar um boleto com a multa inclusa e nova data de vencimento, que eu posso pagar pela internet.
• Não exija um papel se isso não for realmente necessário.
• Não exija uma cópia de um documento se você só precisa do número.
• Dependendo do porte da sua empresa ou departamento, avalie a possibilidade de ter um servidor de arquivos centralizado, talvez com acesso remoto. As pessoas se sentirão mais seguras se souberem que todos os seus documentos estão num único lugar, acessível de onde elas estiverem, com backup e controle de versão diários.
• E que tal e-mail e fax centralizados? Você pode ter, por exemplo, um endereço de email fax@suaempresa.com.br, de modo que seus funcionários precisem apenas anexar um documento ao e-mail e colocar o número de telefone no título e o documento será enviado por fax automaticamente para aquele número.

Um servidor de arquivos, e-mails e fax pode não ser tão caro quanto parece, principalmente trabalhando com Linux. Avalie antes de dizer que acha que é demais para você hoje.

E por fim, se você acha que burocracia é um resquício da ditadura, coisa de empresas antiqüadas nascidas na pré-globalização, saiba que meus dólares estão presos no Google Adsense até que eu encontre uma maneira de passar um fax para eles. 😛